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USA es el sueño de todo emprendedor. Estados Unidos es el mercado en el que todo emprendedor quiere iniciar su negocio. En su mayor parte, van en busca de fortuna y éxito empresarial. ¿Por qué? Bueno, entre otras razones, es fácil conseguir inversiones. Además, el procedimiento para la creación de una empresa es sumamente rápido y sencillo.
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Sin embargo, Como no residente que busca establecer una empresa en los EE. UU., tiene aún más pasos que seguir que un residente de los EE. UU., y más desventajas si comete un error. Por ejemplo, hay más problemas de impuestos sobre la renta para los no residentes que desean sacar sus ingresos de los EE. UU. Obtener una visa de trabajo estadounidense adecuada y abrir una cuenta bancaria también son problemas. Cada uno de estos temas es muy complicado. En resumen, no solo tiene que crear un modelo de negocio viable, sino que también tiene que hacerlo funcionar dentro del marco fiscal, legal y económico de los EE. UU.
A continuación, te mostramos cómo crear una empresa en USA: La siguiente información es suministrada por la U.S. Small Business Administration
Elija la ubicación de su empresaLa ubicación de su empresa determinará los impuestos, las leyes de zonificación y las regulaciones a las que estará sujeta. Necesita tomar una decisión estratégica sobre el estado, la ciudad y el barrio donde establecerá su empresa.
Investigue el mejor lugar para ubicar su empresaNecesitará registrar su empresa, pagar impuestos, y tramitar licencias y permisos en el lugar que elija para ubicar su empresa.
El lugar que elija depende en parte de la ubicación de su mercado objetivo, sus socios comerciales y sus preferencias personales. Además, debe considerar también los costos, los beneficios y las restricciones de diferentes agencias gubernamentales.
Gastos empresariales específicos de la regiónCuando calcule sus costos iniciales, tome en cuenta que cada gasto puede ser mayor o menor según su ubicación.
Los costos que varían significativamente son los salarios estándar (leyes de salario mínimo), el valor de las propiedades, los alquileres y los seguros comerciales, los servicios públicos y las licencias y tarifas gubernamentales.
Ordenanzas locales de zonificaciónSi compra, alquila o construye una propiedad física en la que planee trabajar para su empresa, asegúrese de cumplir con los requisitos locales de zonificación.
Por lo general, los barrios se delimitan para uso comercial o residencial. Las ordenanzas de zonificación pueden restringir o impedir por completo la operación de ciertos tipos de negocios en la zona.
Podría tener menos restricciones de zonificación si establece su negocio en su casa, pero, de todos modos, las ordenanzas de zonificación pueden aplicarse incluso a empresas operadas en la casa.
Las leyes de zonificación en general están controladas a nivel local, por lo que debe acudir al departamento de planeación municipal, u oficina similar, para averiguar qué leyes de zonificación se aplican en su caso.
Impuestos estatales y localesConsidere el panorama impositivo del estado, el condado y la ciudad. Los impuestos a las ganancias, las ventas y los inmobiliarios, así como los impuestos corporativos, pueden variar significativamente de un lugar a otro.
De hecho, algunos estados son bien conocidos por crear un ambiente fiscal muy favorable para cierto tipo de compañías. Esa es una de las razones por las que los emprendimientos de tecnología, las instituciones financieras y la manufactura tienden a concentrarse en determinadas regiones del país.
Visite el sitio web de los gobiernos locales y estatales para conocer el panorama fiscal de su región.
Incentivos de los gobiernos estatales y localesAlgunos gobiernos estatales y locales ofrecen créditos fiscales especiales a las pequeñas empresas. También podría encontrar préstamos para pequeñas empresas y otros incentivos financieros específicos de su estado.
Los programas de incentivos y beneficios generalmente se relacionan con la creación de empleos, la eficiencia energética, el desarrollo urbano y la tecnología.
Visite el sitio web (todos los enlaces a continuación solo en inglés) de las oficinas locales de la SBA, los Centros de Desarrollo de la Pequeña Empresa, los Centros empresariales para mujeres y de los gobiernos estatales y locales para obtener más información.
Incentivos del gobierno federalEl gobierno federal ofrece beneficios a las pequeñas empresas que tienen contratos con el gobierno y están situadas en zonas subutilizadas. Consulte el programa de zonas comerciales históricamente subutilizadas (HUBZone) para saber si tiene derecho al acceso preferente a las oportunidades de adquisición del gobierno.
Elija una estructura comercialLa estructura comercial que elija influye en todo, desde las operaciones cotidianas hasta el pago de impuestos y el riesgo de sus bienes personales. Debe elegir una estructura comercial que le dé el equilibrio adecuado de protección legal y beneficios.
La estructura de su empresa influye en el monto de impuestos que pagará, su capacidad de obtener dinero, la documentación que necesita presentar y sus responsabilidades personales.
Necesita elegir una estructura comercial para registrar su empresa ante el Estado. La mayoría de las empresas también necesitan obtener un número de identificación tributaria y solicitar las licencias y permisos necesarios.
Elija con mucho cuidado. Si bien posteriormente podría cambiar la estructura comercial, puede haber restricciones por localidad. Esto también podría tener consecuencias fiscales y provocar la disolución involuntaria, entre otras complicaciones.
Puede resultar útil consultar con asesores de negocios, abogados y contadores.
Revise las estructuras comerciales comunesEmpresa unipersonalUna empresa unipersonal se establece con facilidad y le da al propietario el control completo de su negocio. Si realiza actividades comerciales, pero no se registra como ningún otro tipo de negocio, automáticamente se considerará una empresa unipersonal.
La empresa unipersonal no produce una entidad comercial separada. Esto significa que los bienes y obligaciones de la empresa no están separados de sus bienes y obligaciones personales. Podría ser personalmente responsable por las deudas y obligaciones de la empresa. Los propietarios de empresas unipersonales de todos modos pueden obtener un nombre comercial. También puede ser difícil conseguir financiamiento, pues usted no puede vender acciones y los bancos son reacios a prestarles a los propietarios de empresas unipersonales.
La empresa unipersonal puede ser una buena opción para negocios de poco riesgo y propietarios que quieran probar una idea comercial antes de crear una empresa más formal.
SociedadesLas sociedades son la estructura más simple para que dos o más personas tengan un negocio juntas. Hay dos tipos comunes de sociedades: la sociedad en comandita (LP [limited partnerships]) y la sociedad de responsabilidad limitada (LLP [limited liability partnerships]).
Las sociedades en comandita tienen un solo socio general (gestor) con responsabilidad ilimitada mientras todos los demás tienen responsabilidad limitada. Los socios de responsabilidad limitada (comanditarios) también tienden a tener un control limitado sobre la compañía, lo que se documenta en el acuerdo de la sociedad. Las ganancias pasan a través de las declaraciones personales de impuestos y el socio general (el socio sin responsabilidad limitada) también debe pagar impuestos como autónomo.
Las sociedades de responsabilidad limitada son similares a las sociedades en comandita, pero les dan una responsabilidad limitada a todos los dueños. Una LLP protege a cada socio de deudas contraídas por la sociedad. Además, los socios no son responsables de las acciones de los demás socios.
Las sociedades pueden ser una buena opción para negocios con varios dueños, para grupos de profesionales (como abogados) y grupos que quieran poner a prueba una idea comercial antes de formar una empresa más formal.
Compañía de responsabilidad limitada (LLC)Una LLC le permite aprovechar los beneficios de la estructura comercial de las corporaciones y de las sociedades.
Las LLC lo protegen de responsabilidades personales en la mayoría de los casos, esto es, sus bienes personales (como su vehículo, su casa y su cuenta de ahorros) no corren riesgos en caso de que la LLC entre en quiebra o enfrente demandas legales.
El declararse un LLC protege sus bienes personales de riesgos y los aparta de sus bienes comercialesLas pérdidas y ganancias pueden pasarse a través de sus ingresos personales sin tener que enfrentarse a los impuestos corporativos. Sin embargo, los miembros de una LLC se consideran autoempleados y deben pagar sus aportes impositivos como autónomos en Medicare y el seguro social.
En muchos estados, las LLC pueden tener una duración limitada. Cuando un miembro ingresa o abandona la LLC, algunos estados exigen que se disuelva la compañía y se vuelva a formar con los nuevos miembros, a menos que ya se haya establecido un acuerdo dentro de la misma LLC para comprar, vender y transferir la propiedad.
Las LLC pueden ser una buena opción para negocios de mediano o alto riesgo, para propietarios con bienes personales significativos que deseen proteger, y propietarios que quieran pagar una tasa de impuestos más baja que en una corporación.
CorporacionesCorporación CLas corporaciones, también llamadas corporaciones C, son una entidad legal que está separada de sus dueños. Las corporaciones pueden tener ganancias, pagar impuestos y ser responsables legalmente.
Las corporaciones ofrecen la protección más sólida a sus dueños contra responsabilidades personales, pero el costo de formarlas es más alto que el de otras estructuras. Las corporaciones también requieren de una contabilidad, de procesos operativos y de la presentación de informes exhaustivos.
A diferencia de las empresas unipersonales, las sociedades y las LLC, las corporaciones pagan impuestos sobre sus ganancias. En algunos casos, las ganancias de las corporaciones se gravan por partida doble: primero, cuando la compañía obtiene ganancias, y después cuando se pagan dividendos a los accionistas, a través de sus declaraciones de impuestos personales.
Las corporaciones tienen una vida completamente independiente y separada de sus accionistas. Si un accionista abandona la compañía o vende sus acciones, la Corporación C puede seguir operando casi sin alteraciones.
Las corporaciones tienen una ventaja cuando se trata de obtener capital, pues pueden recaudar fondos mediante la venta de acciones, lo cual también puede ser un beneficio para atraer empleados.
Las corporaciones pueden ser una buena opción para negocios de riesgo mediano o elevado, que necesiten recaudar dinero y que planeen "cotizar en bolsa" o ser vendidas con el tiempo.
Corporación SLa corporación S (S corp) es un tipo especial de corporación que está diseñado para evitar el inconveniente del doble gravamen en las corporaciones C normales. Permite que las ganancias, y algunas pérdidas, pasen directamente al ingreso personal del propietario sin llegar a sujetarse a las tasas impositivas corporativas.
No todos los estados gravan igual a las corporaciones S, pero la mayoría las reconocen como lo hace el gobierno federal y gravan a los accionistas en consecuencia. Algunos estados les gravan sus ganancias por encima de un límite específico; otros no reconocen la elección de la corporación S de ningún modo y simplemente la tratan como una corporación C.
Las corporaciones S deben presentar una solicitud ante el IRS (Servicio de Impuestos Internos, por sus siglas en inglés) para obtener la categoría de corporación S, que es un proceso diferente al de registrarse ante su estado.
Las corporaciones S tienen límites especiales; verifique el sitio web del IRS para conocer los requisitos de elegibilidad. De todos modos, tiene que seguir los estrictos procesos operativos y de presentación de documentos de las corporaciones C.
Las corporaciones S también tienen vida independiente, como las C. Si un accionista abandona la compañía o vende sus acciones, la corporación S puede seguir operando casi sin alteraciones.
La corporación S puede ser una buena opción para negocios que de otro modo serían corporaciones C, pero que cumplen con los criterios para registrarse como corporación S.
Corporación BUna corporación benéfica, también llamada corporación B, tiene fines de lucro y reconocimiento en la mayoría de los estados de EE. UU. Su objetivo, responsabilidad y transparencia difieren de los de la C, pero no la forma en que se gravan.
Las corporaciones B son impulsadas por una misión y por las ganancias. Los accionistas responsabilizan a la compañía para producir algún tipo de beneficio público además de tener ganancias financieras. En algunos estados se requiere que presenten informes anuales de beneficios que demuestren su contribución al bien común.
Hay muchos servicios externos de certificación como corporación B, pero en los estados donde existe esa categoría legal no se requiere ninguno para que una compañía pueda registrarse.
Corporación cerradaLas corporaciones cerradas se parecen a las corporaciones B pero tienen una estructura corporativa menos tradicional. Se liberan de muchas formalidades que generalmente rigen a las corporaciones y se aplican a compañías más pequeñas.
Las reglas varían con el estado, pero sus acciones generalmente están excluidas de transacciones públicas. Las corporaciones cerradas pueden estar manejadas por un grupo pequeño de accionistas, sin necesidad de un directorio.
Corporación sin fines de lucroLas corporaciones sin fines de lucro se organizan para hacer obras de filantropía o trabajo educativo, religioso, literario o científico. Dado que su trabajo beneficia al público, pueden estar exentas de impuestos, lo cual significa que no pagan impuestos federales o estatales sobre la renta por ninguna ganancia que tengan.
Las corporaciones sin fines de lucro deben presentar una solicitud ante el IRS para obtener la exención de impuestos, que es un proceso diferente al de registrarse ante su estado.
Las corporaciones sin fines de lucro necesitan seguir reglas organizativas muy similares a las de las corporaciones C normales. También necesitan seguir reglas especiales sobre lo que hacen con las ganancias que obtengan. Por ejemplo, no pueden distribuir sus ganancias entre los miembros ni aportarlas a campañas políticas.
Las corporaciones sin fines de lucro también se denominan corporaciones 501(c)(3), que es una referencia a la sección del Código de Impuestos Internos (Internal Revenue Code), la que más se usa para conceder la exención impositiva.
CooperativasLas cooperativas son negocios u organizaciones propiedad de quienes usan sus servicios y las gestionan en beneficio propio. Sus ganancias e ingresos se distribuyen entre los miembros, también llamados usuarios-propietarios. Por lo general, se elige un directorio y funcionarios para manejarla, mientras que los miembros regulares tienen poder de voto para controlar el rumbo. Los miembros pueden formar parte de la cooperativa mediante la compra de acciones, aunque el monto de acciones que tengan no se refleja en el peso de su voto.
Combinación de diferentes estructuras de negociosDesignaciones como corporación S y sin fines de lucro no son estrictamente estructuras comerciales (también pueden considerarse como categorías impositivas). Es posible que una LLC sea gravada como corporación C, corporación S o corporación sin fines de lucro. Esos arreglos son mucho menos comunes y pueden ser más difíciles de establecer. Si usted está considerando una de esas estructuras atípicas, debe contactar a un asesor de negocios o un abogado que lo ayuden a decidir.
Compare estructuras de negociosCompare los rasgos generales de las estructuras de negocios, pero recuerde que las reglas de propiedad, las responsabilidades, los impuestos y los requisitos de presentación de documentos de cada estructura varían según el estado. La siguiente lista es sólo una guía. Por favor, consulte con un especialista en impuestos empresariales para confirmar las necesidades específicas de su negocio.
Elija un nombre para su empresaUsted podrá encontrar el nombre más adecuado para su empresa con creatividad e investigación de mercado. Una vez que lo haya elegido, debe protegerlo registrándolo ante las agencias correspondientes.
Registre el nombre de su empresa para protegerloLe conviene elegir un nombre para su empresa que refleje la identidad de su marca y no choque con el tipo de bienes y servicios que ofrezca.
Una vez que se haya decidido por un nombre que le guste, necesitará protegerlo. Hay cuatro formas de registrar el nombre de su empresa. Cada una cumple un propósito diferente; algunas pueden ser obligatorias legalmente de acuerdo con la estructura empresarial y la ubicación.
Cada uno de estos registros de nombre tiene independencia legal. La mayoría de las pequeñas empresas tratan de usar el mismo nombre en cada tipo de registro, pero normalmente no se requiere que lo hagan.
Cuatro formas de registrar el nombre de su empresaNombre de entidadEl nombre de entidad puede proteger el nombre de su empresa a nivel estatal. Dependiendo de su estructura de empresa y ubicación, el estado puede requerir que registre el nombre de la entidad legal.
El nombre de su entidad es la forma en que el estado identifica a su empresa. Cada estado puede tener reglas diferentes sobre lo que puede ser el nombre de la entidad y el uso de sufijos de la compañía. En la mayoría de los estados no se permite registrar un nombre ya registrado; algunos estados requieren que el nombre de entidad refleje el tipo de empresa que representa.
En la mayoría de los casos, el registro de su nombre de entidad protege a su empresa e impide que alguien más en el estado opere con el mismo nombre de entidad. Sin embargo, hay excepciones respecto al estado y a la estructura de negocios.
Consulte con su estado las reglas para registrar el nombre de su empresa.
Marca comercialLa marca comercial puede proteger el nombre de su empresa, bienes y servicios a nivel nacional. Las marcas comerciales impiden que otras personas en la misma industria (o similar) de Estados Unidos usen los nombres registrados como marcas comerciales.
Por ejemplo, si usted tiene una compañía de electrónica y quiere llamarla Springfield Electronic Accessories y llamar Screen Cover 5000 a uno de sus productos, registrar como marcas comerciales esos nombres impediría que otras empresas de electrónica o de productos similares usaran los mismos nombres.
En todos los estados, las empresas están sujetas a demandas por violación de marcas comerciales, que pueden resultar muy costosas. Es por eso que debe de cotejar los posibles nombres de la empresa, los productos y los servicios en la base de datos oficial de marcas comerciales mantenida por la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de Estados Unidos (en inglés).
Nombre con el que opera (DBA)Podría necesitar registrar su DBA (también llamado nombre comercial, nombre ficticio y nombre asumido) ante el estado, el condado o la ciudad en la que esté situada su empresa. Registrar su nombre DBA no le ofrece ninguna protección legal en sí, pero en la mayoría de los estados se requiere registrarlo si lo usa. Algunas estructuras empresariales requieren que utilice uno.
Y aunque no esté obligado a registrar un DBA, le conviene hacerlo de todos modos. Le permite hacer negocios con una identidad diferente a la de su nombre personal o del nombre legal de su compañía formal. Como ventaja adicional, registrar un DBA y obtener un número federal de identificación fiscal (EIN) le permitirá abrir una cuenta bancaria empresarial.
En un estado puede haber varias empresas conocidas con el mismo DBA, así su eleccion está menos restringida. También hay más libertad de acción en la claridad de la función de la empresa. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa podría usar Springfield Electronic Accesories como nombre de entidad, pero usar TechBuddy para su DBA. Sólo recuerde que aquí también se aplican las leyes de violación de marcas comerciales.
Determine los requisitos de su DBA por su ubicación específica. Éstos varían con la estructura de empresa y el estado, condado y municipio, por lo que debe consultar con las oficinas del gobierno local y los sitios Web.
Nombre de dominioSi usted quiere que su empresa tenga presencia en línea, empiece por registrar un nombre de dominio, también llamado dirección del sitio web o URL.
Una vez que registre su nombre de dominio, nadie más podrá usarlo en tanto siga siendo el dueño. Es una buena forma de proteger la presencia en línea de su marca.
Si alguien más ya registró el dominio que usted quería usar, no se preocupe. El nombre de dominio de hecho no tiene que ser igual al nombre legal de la empresa, marca comercial o DBA. Por ejemplo, Springifield Electronic Accesories podría registrar el nombre de dominio techbuddyspringfield.com.
Usted registra su nombre de dominio a través de un servicio de registro. Consulte un directorio de registros acreditados (en inglés) para determinar cuáles son los más seguros y después elija el que le ofrezca la mejor combinación de precio y servicio al cliente. Necesitará renovar el registro de su dominio de forma periódica.
Registre su empresaRegistre su empresa para que sea una entidad legal definida. La manera y lugar del registro dependen de su estructura y ubicación.
Averigüe si necesita registrar su empresaLa ubicación y estructura de la empresa determinan la manera de su registro. Decidir primero esos factores hará sencillo el registro.
Para la mayoría de pequeñas empresas, es tan simple como registrar el nombre de su empresa ante los gobiernos estatales y locales.
En algunos casos, ni siquiera es necesario registrarse. Si hace negocios como persona física, con su nombre legal, no necesita registro alguno. Pero recuerde que, si no registra su empresa, puede perder la protección de responsabilidad personal y beneficios tanto legales como fiscales.
Regístrese ante las agencias federalesLa mayoría de las empresas no necesitan registrarse ante el gobierno federal para ser entidades legales, más allá de solicitar simplemente una identificación tributaria federal. Algunas pequeñas empresas se registran ante el gobierno federal para tener protección de marca comercial u obtener una exención impositiva.
Si quiere una marca comercial, marca o nombre de producto, solicítelo ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de Estados Unidos (solo en inglés) una vez que constituya su empresa.
Si desea una exención impositiva como una corporación sin fines de lucro, registre su empresa como entidad exenta de impuestos ante el IRS.
Para crear una corporación S, necesita presentar el formulario 2553 ante el IRS (solo en inglés).
Regístrese ante las agencias estatalesSi su empresa es una corporación, LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, probablemente tenga que registrarse en cualquier estado en los que realice actividades empresariales.
En general, se considera que realiza actividades empresariales en un estado cuando:
En algunos estados se permite registro en línea; en otros deben entregar documentos impresos, ya en persona o por correo.
La mayoría de los estados exigen registrarse ante la oficina de la Secretaría de Estado, la Oficina de Negocios o alguna agencia de negocios.
Consiga un agente registradoSi su empresa es una corporación, LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, usted necesitará un agente registrado en su estado para presentar los documentos.
Los agentes registrados reciben los papeles oficiales y los documentos legales a nombre de su empresa y deben estar radicados en el estado donde usted se registre.
Muchos empresarios prefieren recurrir a los servicios de agentes registrados en vez de hacerlo por sí mismos.
Solicite la calificación de foráneaSi su LLC, corporación, asociación o corporación sin fines de lucro realiza actividades de negocios en más de un estado, podría necesitar formar su empresa en un estado y después solicitar la calificación de foránea en los demás estados donde actúe su empresa.
En el estado en donde forme su empresa será considerada local, mientras que en todos los demás estados será considerada foránea. La calificación de foránea le avisa al estado que ahí está actuando una empresa foránea.
Las empresas calificadas de foráneas generalmente necesitan pagar impuestos y cuotas de reporte anual tanto en su estado de formación como en los estados donde estén calificadas de foráneas.
Para ser calificada de foránea, presente un Certificado de autoridad ante el estado. Muchos estados también requieren un Certificado de vigencia emitido por el estado de formación. Cada estado cobra una cuota de presentación, pero el monto varía según el estado y la estructura de la empresa.
Consulte en las oficinas estatales para averiguar los requisitos y las cuotas de calificación de foránea.
Presente los documentos del estado y las cuotasEn la mayoría de los casos, el costo total de registrar una empresa es de menos de $300, pero las cuotas varían según el estado y la estructura de negocio.
Los datos que generalmente necesita son:
Regístrese ante las agencias localesPor lo general, no necesita registrarse ante el gobierno del condado o de la ciudad para formar su empresa.
Pero si su empresa es una LLC, corporación, sociedad o corporación sin fines de lucro, quizá necesite solicitar licencias y permisos del condado o la ciudad.
Algunos condados y ciudades requieren que registre el nombre con el que hace negocios (DBA), un nombre comercial o ficticio, si es que lo usa.
Los gobiernos locales determinan los requisitos de registro, licencias y permisos, así que consulte los sitios Web del gobierno local para averiguar lo que necesita hacer.
Manténgase actualizado con los requisitos de registroAlgunos estados requieren que presente informes poco después de registrarse, lo que depende de la estructura de su empresa.
Podría necesitar la presentación de documentos adicionales en el consejo estatal de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias.
Esta documentación en general se considera como informe inicial o registro ante el consejo de impuestos; en la mayoría de los casos hay que presentarla 30 a 90 días después de haberse registrado en el estado.
Consulte en la oficina de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias de su localidad para que sepa si aplica para usted.
Obtenga su número de identificación del contribuyente federal y estatalSus números de identificación de contribuyente estatal y federal (Número de identificación del empleador, EIN) funcionan como un número de seguro social personal, pero para su empresa. Permiten que su pequeña empresa pague los impuestos estatal y federal.
Obtenga un número de identificación del contribuyente federalSu número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es su identificación del contribuyente federal. Lo necesita para pagar impuestos federales, contratar empleados, abrir cuentas bancarias y solicitar licencias y permisos comerciales.
Solicitar un EIN es gratis y deberá hacerlo de inmediato después de registrar su empresa.
Su empresa necesita un número de identificación del contribuyente federal si desempeña cualquiera de las actividades siguientes:
Solicite un EIN con la herramienta de asistencia del IRS (en inglés). Lo guiará mediante preguntas y le pedirá su nombre, número del seguro social, domicilio y su nombre comercial (DBA [doing business as]). Recibirá su identificación del contribuyente federal de nueve dígitos al momento de verificar.
Modifique o sustituya su EINSi ya tiene un EIN, tal vez deba modificarlo o sustituirlo por uno nuevo si ocurren ciertos cambios en su negocio.
Su empresa puede verse obligada a modificar o sustituir su EIN si registra un cambio de:
Sus obligaciones dependerán de la estructura de su empresa y del tipo de cambio ocurrido. Consulte al IRS para saber con certeza si necesita modificar o sustituir su EIN.
Obtenga un número de identificación del contribuyente estatalLa necesidad de un número de identificación del contribuyente del estado depende directamente de si su empresa debe pagar impuestos estatales. A veces podrá utilizar el número de identificación tributaria estatal para otros fines (en inglés), como la protección contra el robo de identidad en el caso de propietarios únicos.
Las obligaciones fiscales difieren a nivel estatal y municipal, así que deberá consultar los sitios web oficiales de su estado.
Para saber si necesita una identificación del contribuyente estatal, investigue y entienda las leyes de su estado respecto a los impuestos a los ingresos y al empleo, las dos formas más comunes de impuestos estatales para las pequeñas empresas.
El proceso para obtener un número de identificación del contribuyente estatal es similar al federal, pero varía con el estado. Tendrá que consultar a su gobierno estatal para pasos específicos.
Impuestos estatales sobre los ingresos y el empleo para las empresasSiete estados no aplican impuesto sobre los ingresos (en inglés) y otros dos lo aplican solamente a los provenientes de dividendos. Los estados que gravan los ingresos calculan el monto de acuerdo con la estructura de la empresa.
También los impuestos al seguro de desempleo y el seguro de compensación de los trabajadores varían con los estados. Entienda estas y otras implicaciones en el cálculo de los costos de lanzamiento y la elección de una estructura empresarial.
Visite el portal del gobierno de su estado para saber si necesita obtener un número de identificación del contribuyente estatal para pagar los impuestos estatales.
Solicite licencias y permisosPor lo general, las pequeñas empresas necesitan una combinación de licencias y permisos de agencias federales y estatales. Los requisitos y cargos varían con su actividad empresarial, su ubicación y las normas oficiales.
Licencias y permisos federalesDeberá obtener una licencia o permiso federal si sus actividades empresariales están reguladas por una agencia federal.
Revise si alguna de sus actividades empresariales aparece en la siguiente lista y luego consulte cómo presentar la solicitud a la agencia federal correcta.
Los requisitos y cargos varían con su actividad empresarial y la agencia que expide la licencia o el permiso. Es mejor consultar con la agencia correspondiente los detalles sobre el costo de la licencia comercial.
Licencias y permisos estatalesLas licencias y permisos que necesita de su estado, condado o municipio dependerán de sus actividades empresariales y de la ubicación de la empresa. También variará el costo de su licencia comercial.
Los estados tienden a regular una variedad más amplia de actividades que el gobierno federal. Por ejemplo, entre las actividades comerciales que normalmente se regulan a nivel local están: subastas, construcción, lavado en seco, actividades agropecuarias, plomería, restaurantes, comercio al menudeo y máquinas expendedoras.
Algunas licencias y permisos tienen plazo de vencimiento. Esté muy pendiente para renovarlos (suele ser más fácil renovar que solicitarlos nuevos).
Tendrá que revisar los reglamentos de su propio estado, condado y ciudad. Los requisitos para las industrias suelen variar con el estado. Visite el sitio web de su estado para saber qué permisos y licencias necesita.
Abra una cuenta bancaria comercialAbra una cuenta bancaria comercial cuando esté listo para empezar a recibir y gastar dinero a nombre de su empresa. Le ayuda a cumplir con las leyes y a estar protegido. También ofrece beneficios a sus clientes y empleados.
Beneficios de las cuentas bancarias comercialesDebe abrir una cuenta bancaria comercial en cuanto empiece a recibir y a gastar dinero a nombre de su empresa. Las cuentas comerciales más comunes son las de cheques, de ahorros, de tarjeta de crédito y la de servicios mercantiles. La cuenta de servicios mercantiles le permite aceptar transacciones con tarjeta de crédito y débito de sus clientes.
Puede abrir una cuenta bancaria comercial en cuanto tenga su número de identificación del empleado (EIN, por sus siglas en inglés).
La mayoría de las cuentas bancarias comerciales ofrecen ventajas que no tienen las cuentas bancarias personales estándar.
Encuentre una cuenta con comisiones bajas y beneficios altosAlgunos empresarios abren la cuenta comercial en el mismo banco que usan para sus cuentas personales. Las tasas, las comisiones y las opciones varían con el banco, por lo que debe comparar para asegurarse de encontrar las comisiones más bajas y los mejores beneficios.
Algunos factores que debe considerar al abrir una cuenta comercial de cheques o de ahorros son:
Algunos factores que debe considerar al abrir una cuenta de servicios mercantiles son:
Las compañías de procesamiento de pagos son una alternativa cada vez más aceptada frente a las cuentas tradicionales de servicios mercantiles. Algunas ofrecen funciones adicionales, como accesorios que permiten usar el teléfono para aceptar pagos con tarjeta de crédito. Las categorías de comisiones que necesita considerar serán similares a las de las cuentas de servicios mercantiles.
Si encuentra un procesador de pagos que le guste, recuerde que de todos modos necesitará conectarlo con una cuenta de cheques comercial para recibir pagos.
Tenga los documentos que necesita para abrir una cuenta bancaria comercialEs fácil abrir una cuenta bancaria comercial una vez que seleccionó el banco. Sólo conéctese a internet o vaya a una sucursal bancaria para iniciar el proceso. Estos son algunos de los documentos que más comúnmente pide el banco; hay instituciones que pueden pedir más.
Obtenga un seguro comercialEl seguro comercial lo protege de los costos inesperados de manejar una empresa. Los accidentes, los desastres naturales y las demandas legales pueden sacarlo del negocio si no está protegido con el seguro adecuado.
Seleccione el tipo de seguro comercial que necesitaLa protección que usted obtiene al seleccionar una estructura de empresa, como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) o una corporación, generalmente sólo protege su propiedad personal de demandas legales, e incluso esa protección es limitada.
El seguro comercial puede cubrir esas brechas para garantizar que tanto sus bienes personales como los de su empresa están totalmente protegidos de catástrofes inesperadas.
En algunos casos, usted podría estar obligado por ley a comprar cierto tipo de seguro comercial.
El gobierno federal requiere que toda empresa con empleados tenga seguro de compensación de trabajadores, de desempleo y por discapacidad.
En algunos estados se requiere también seguro adicional. Las leyes que requieren seguro varían con el estado, así que consulte el sitio web de su estado para averiguar los requisitos para su empresa.
Seis tipos comunes de seguro comercialDespués de comprar el seguro requerido por ley, puede encontrar otros seguros que cubran cualquier otro riesgo comercial. Por regla general, debe contar con un seguro contra cosas que no podría pagar por su propia cuenta.
Consulte con los agentes de seguros para averiguar qué tipo de cobertura es el más razonable para su empresa y compare términos y precios para encontrar el mejor trato para usted. Estos son seis tipos comunes de seguro comercial que puede buscar:
Seguro de responsabilidad generalCualquier empresaEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de lesiones corporales, daños materiales, gastos médicos, libelo, difamación, costas por juicios legales y bonos de acuerdos o juicios.
Seguro de responsabilidad por el productoEmpresas que fabrican productos, los venden al mayoreo, los distribuyen o los venden al menudeoEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de un producto defectuoso que cause lesiones o daños corporales.
Seguro de responsabilidad profesionalEmpresas que proporcionan servicios a sus clientesEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de mala praxis, errores o negligencia.
Seguro de la propiedad comercialEmpresas con una cantidad significativa de propiedades y bienes físicosEsta cobertura protege a su negocio contra pérdidas y daños a la propiedad de la compañía debidos a una amplia variedad de eventos, como incendios, humo, vientos y granizadas, disturbios civiles y vandalismo.
Seguro para empresa en casaEmpresas que se manejan desde el domicilio personal del propietarioLa cobertura que se agrega al seguro del propietario puede ofrecer por una pequeña cantidad protección del equipo de la empresa y cobertura de responsabilidad por lesiones a terceros.
Póliza del propietario de empresaLa mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, pero en especial los de empresas en su casaLa póliza del propietario de empresa es un paquete de seguros que combina las opciones de cobertura más comunes en un solo paquete. Simplifica el proceso de comprar un seguro y puede ahorrarle dinero.
Cuatro pasos para comprar seguro comercial
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Los costos que varían significativamente son los salarios estándar (leyes de salario mínimo), el valor de las propiedades, los alquileres y los seguros comerciales, los servicios públicos y las licencias y tarifas gubernamentales.
Ordenanzas locales de zonificaciónSi compra, alquila o construye una propiedad física en la que planee trabajar para su empresa, asegúrese de cumplir con los requisitos locales de zonificación.
Por lo general, los barrios se delimitan para uso comercial o residencial. Las ordenanzas de zonificación pueden restringir o impedir por completo la operación de ciertos tipos de negocios en la zona.
Podría tener menos restricciones de zonificación si establece su negocio en su casa, pero, de todos modos, las ordenanzas de zonificación pueden aplicarse incluso a empresas operadas en la casa.
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Impuestos estatales y localesConsidere el panorama impositivo del estado, el condado y la ciudad. Los impuestos a las ganancias, las ventas y los inmobiliarios, así como los impuestos corporativos, pueden variar significativamente de un lugar a otro.
De hecho, algunos estados son bien conocidos por crear un ambiente fiscal muy favorable para cierto tipo de compañías. Esa es una de las razones por las que los emprendimientos de tecnología, las instituciones financieras y la manufactura tienden a concentrarse en determinadas regiones del país.
Visite el sitio web de los gobiernos locales y estatales para conocer el panorama fiscal de su región.
Incentivos de los gobiernos estatales y localesAlgunos gobiernos estatales y locales ofrecen créditos fiscales especiales a las pequeñas empresas. También podría encontrar préstamos para pequeñas empresas y otros incentivos financieros específicos de su estado.
Los programas de incentivos y beneficios generalmente se relacionan con la creación de empleos, la eficiencia energética, el desarrollo urbano y la tecnología.
Visite el sitio web (todos los enlaces a continuación solo en inglés) de las oficinas locales de la SBA, los Centros de Desarrollo de la Pequeña Empresa, los Centros empresariales para mujeres y de los gobiernos estatales y locales para obtener más información.
Incentivos del gobierno federalEl gobierno federal ofrece beneficios a las pequeñas empresas que tienen contratos con el gobierno y están situadas en zonas subutilizadas. Consulte el programa de zonas comerciales históricamente subutilizadas (HUBZone) para saber si tiene derecho al acceso preferente a las oportunidades de adquisición del gobierno.
Elija una estructura comercialLa estructura comercial que elija influye en todo, desde las operaciones cotidianas hasta el pago de impuestos y el riesgo de sus bienes personales. Debe elegir una estructura comercial que le dé el equilibrio adecuado de protección legal y beneficios.
La estructura de su empresa influye en el monto de impuestos que pagará, su capacidad de obtener dinero, la documentación que necesita presentar y sus responsabilidades personales.
Necesita elegir una estructura comercial para registrar su empresa ante el Estado. La mayoría de las empresas también necesitan obtener un número de identificación tributaria y solicitar las licencias y permisos necesarios.
Elija con mucho cuidado. Si bien posteriormente podría cambiar la estructura comercial, puede haber restricciones por localidad. Esto también podría tener consecuencias fiscales y provocar la disolución involuntaria, entre otras complicaciones.
Puede resultar útil consultar con asesores de negocios, abogados y contadores.
Revise las estructuras comerciales comunesEmpresa unipersonalUna empresa unipersonal se establece con facilidad y le da al propietario el control completo de su negocio. Si realiza actividades comerciales, pero no se registra como ningún otro tipo de negocio, automáticamente se considerará una empresa unipersonal.
La empresa unipersonal no produce una entidad comercial separada. Esto significa que los bienes y obligaciones de la empresa no están separados de sus bienes y obligaciones personales. Podría ser personalmente responsable por las deudas y obligaciones de la empresa. Los propietarios de empresas unipersonales de todos modos pueden obtener un nombre comercial. También puede ser difícil conseguir financiamiento, pues usted no puede vender acciones y los bancos son reacios a prestarles a los propietarios de empresas unipersonales.
La empresa unipersonal puede ser una buena opción para negocios de poco riesgo y propietarios que quieran probar una idea comercial antes de crear una empresa más formal.
SociedadesLas sociedades son la estructura más simple para que dos o más personas tengan un negocio juntas. Hay dos tipos comunes de sociedades: la sociedad en comandita (LP [limited partnerships]) y la sociedad de responsabilidad limitada (LLP [limited liability partnerships]).
Las sociedades en comandita tienen un solo socio general (gestor) con responsabilidad ilimitada mientras todos los demás tienen responsabilidad limitada. Los socios de responsabilidad limitada (comanditarios) también tienden a tener un control limitado sobre la compañía, lo que se documenta en el acuerdo de la sociedad. Las ganancias pasan a través de las declaraciones personales de impuestos y el socio general (el socio sin responsabilidad limitada) también debe pagar impuestos como autónomo.
Las sociedades de responsabilidad limitada son similares a las sociedades en comandita, pero les dan una responsabilidad limitada a todos los dueños. Una LLP protege a cada socio de deudas contraídas por la sociedad. Además, los socios no son responsables de las acciones de los demás socios.
Las sociedades pueden ser una buena opción para negocios con varios dueños, para grupos de profesionales (como abogados) y grupos que quieran poner a prueba una idea comercial antes de formar una empresa más formal.
Compañía de responsabilidad limitada (LLC)Una LLC le permite aprovechar los beneficios de la estructura comercial de las corporaciones y de las sociedades.
Las LLC lo protegen de responsabilidades personales en la mayoría de los casos, esto es, sus bienes personales (como su vehículo, su casa y su cuenta de ahorros) no corren riesgos en caso de que la LLC entre en quiebra o enfrente demandas legales.
El declararse un LLC protege sus bienes personales de riesgos y los aparta de sus bienes comercialesLas pérdidas y ganancias pueden pasarse a través de sus ingresos personales sin tener que enfrentarse a los impuestos corporativos. Sin embargo, los miembros de una LLC se consideran autoempleados y deben pagar sus aportes impositivos como autónomos en Medicare y el seguro social.
En muchos estados, las LLC pueden tener una duración limitada. Cuando un miembro ingresa o abandona la LLC, algunos estados exigen que se disuelva la compañía y se vuelva a formar con los nuevos miembros, a menos que ya se haya establecido un acuerdo dentro de la misma LLC para comprar, vender y transferir la propiedad.
Las LLC pueden ser una buena opción para negocios de mediano o alto riesgo, para propietarios con bienes personales significativos que deseen proteger, y propietarios que quieran pagar una tasa de impuestos más baja que en una corporación.
CorporacionesCorporación CLas corporaciones, también llamadas corporaciones C, son una entidad legal que está separada de sus dueños. Las corporaciones pueden tener ganancias, pagar impuestos y ser responsables legalmente.
Las corporaciones ofrecen la protección más sólida a sus dueños contra responsabilidades personales, pero el costo de formarlas es más alto que el de otras estructuras. Las corporaciones también requieren de una contabilidad, de procesos operativos y de la presentación de informes exhaustivos.
A diferencia de las empresas unipersonales, las sociedades y las LLC, las corporaciones pagan impuestos sobre sus ganancias. En algunos casos, las ganancias de las corporaciones se gravan por partida doble: primero, cuando la compañía obtiene ganancias, y después cuando se pagan dividendos a los accionistas, a través de sus declaraciones de impuestos personales.
Las corporaciones tienen una vida completamente independiente y separada de sus accionistas. Si un accionista abandona la compañía o vende sus acciones, la Corporación C puede seguir operando casi sin alteraciones.
Las corporaciones tienen una ventaja cuando se trata de obtener capital, pues pueden recaudar fondos mediante la venta de acciones, lo cual también puede ser un beneficio para atraer empleados.
Las corporaciones pueden ser una buena opción para negocios de riesgo mediano o elevado, que necesiten recaudar dinero y que planeen "cotizar en bolsa" o ser vendidas con el tiempo.
Corporación SLa corporación S (S corp) es un tipo especial de corporación que está diseñado para evitar el inconveniente del doble gravamen en las corporaciones C normales. Permite que las ganancias, y algunas pérdidas, pasen directamente al ingreso personal del propietario sin llegar a sujetarse a las tasas impositivas corporativas.
No todos los estados gravan igual a las corporaciones S, pero la mayoría las reconocen como lo hace el gobierno federal y gravan a los accionistas en consecuencia. Algunos estados les gravan sus ganancias por encima de un límite específico; otros no reconocen la elección de la corporación S de ningún modo y simplemente la tratan como una corporación C.
Las corporaciones S deben presentar una solicitud ante el IRS (Servicio de Impuestos Internos, por sus siglas en inglés) para obtener la categoría de corporación S, que es un proceso diferente al de registrarse ante su estado.
Las corporaciones S tienen límites especiales; verifique el sitio web del IRS para conocer los requisitos de elegibilidad. De todos modos, tiene que seguir los estrictos procesos operativos y de presentación de documentos de las corporaciones C.
Las corporaciones S también tienen vida independiente, como las C. Si un accionista abandona la compañía o vende sus acciones, la corporación S puede seguir operando casi sin alteraciones.
La corporación S puede ser una buena opción para negocios que de otro modo serían corporaciones C, pero que cumplen con los criterios para registrarse como corporación S.
Corporación BUna corporación benéfica, también llamada corporación B, tiene fines de lucro y reconocimiento en la mayoría de los estados de EE. UU. Su objetivo, responsabilidad y transparencia difieren de los de la C, pero no la forma en que se gravan.
Las corporaciones B son impulsadas por una misión y por las ganancias. Los accionistas responsabilizan a la compañía para producir algún tipo de beneficio público además de tener ganancias financieras. En algunos estados se requiere que presenten informes anuales de beneficios que demuestren su contribución al bien común.
Hay muchos servicios externos de certificación como corporación B, pero en los estados donde existe esa categoría legal no se requiere ninguno para que una compañía pueda registrarse.
Corporación cerradaLas corporaciones cerradas se parecen a las corporaciones B pero tienen una estructura corporativa menos tradicional. Se liberan de muchas formalidades que generalmente rigen a las corporaciones y se aplican a compañías más pequeñas.
Las reglas varían con el estado, pero sus acciones generalmente están excluidas de transacciones públicas. Las corporaciones cerradas pueden estar manejadas por un grupo pequeño de accionistas, sin necesidad de un directorio.
Corporación sin fines de lucroLas corporaciones sin fines de lucro se organizan para hacer obras de filantropía o trabajo educativo, religioso, literario o científico. Dado que su trabajo beneficia al público, pueden estar exentas de impuestos, lo cual significa que no pagan impuestos federales o estatales sobre la renta por ninguna ganancia que tengan.
Las corporaciones sin fines de lucro deben presentar una solicitud ante el IRS para obtener la exención de impuestos, que es un proceso diferente al de registrarse ante su estado.
Las corporaciones sin fines de lucro necesitan seguir reglas organizativas muy similares a las de las corporaciones C normales. También necesitan seguir reglas especiales sobre lo que hacen con las ganancias que obtengan. Por ejemplo, no pueden distribuir sus ganancias entre los miembros ni aportarlas a campañas políticas.
Las corporaciones sin fines de lucro también se denominan corporaciones 501(c)(3), que es una referencia a la sección del Código de Impuestos Internos (Internal Revenue Code), la que más se usa para conceder la exención impositiva.
CooperativasLas cooperativas son negocios u organizaciones propiedad de quienes usan sus servicios y las gestionan en beneficio propio. Sus ganancias e ingresos se distribuyen entre los miembros, también llamados usuarios-propietarios. Por lo general, se elige un directorio y funcionarios para manejarla, mientras que los miembros regulares tienen poder de voto para controlar el rumbo. Los miembros pueden formar parte de la cooperativa mediante la compra de acciones, aunque el monto de acciones que tengan no se refleja en el peso de su voto.
Combinación de diferentes estructuras de negociosDesignaciones como corporación S y sin fines de lucro no son estrictamente estructuras comerciales (también pueden considerarse como categorías impositivas). Es posible que una LLC sea gravada como corporación C, corporación S o corporación sin fines de lucro. Esos arreglos son mucho menos comunes y pueden ser más difíciles de establecer. Si usted está considerando una de esas estructuras atípicas, debe contactar a un asesor de negocios o un abogado que lo ayuden a decidir.
Compare estructuras de negociosCompare los rasgos generales de las estructuras de negocios, pero recuerde que las reglas de propiedad, las responsabilidades, los impuestos y los requisitos de presentación de documentos de cada estructura varían según el estado. La siguiente lista es sólo una guía. Por favor, consulte con un especialista en impuestos empresariales para confirmar las necesidades específicas de su negocio.
Elija un nombre para su empresaUsted podrá encontrar el nombre más adecuado para su empresa con creatividad e investigación de mercado. Una vez que lo haya elegido, debe protegerlo registrándolo ante las agencias correspondientes.
Registre el nombre de su empresa para protegerloLe conviene elegir un nombre para su empresa que refleje la identidad de su marca y no choque con el tipo de bienes y servicios que ofrezca.
Una vez que se haya decidido por un nombre que le guste, necesitará protegerlo. Hay cuatro formas de registrar el nombre de su empresa. Cada una cumple un propósito diferente; algunas pueden ser obligatorias legalmente de acuerdo con la estructura empresarial y la ubicación.
- El nombre de la entidad lo protege en el ámbito estatal
- La marca comercial lo protege a nivel federal
- El nombre con el que opera (DBA [doing business as]) no le da ninguna protección legal, pero la ley puede requerirlo
- El nombre del dominio protege la dirección del sitio web de su empresa
Cada uno de estos registros de nombre tiene independencia legal. La mayoría de las pequeñas empresas tratan de usar el mismo nombre en cada tipo de registro, pero normalmente no se requiere que lo hagan.
Cuatro formas de registrar el nombre de su empresaNombre de entidadEl nombre de entidad puede proteger el nombre de su empresa a nivel estatal. Dependiendo de su estructura de empresa y ubicación, el estado puede requerir que registre el nombre de la entidad legal.
El nombre de su entidad es la forma en que el estado identifica a su empresa. Cada estado puede tener reglas diferentes sobre lo que puede ser el nombre de la entidad y el uso de sufijos de la compañía. En la mayoría de los estados no se permite registrar un nombre ya registrado; algunos estados requieren que el nombre de entidad refleje el tipo de empresa que representa.
En la mayoría de los casos, el registro de su nombre de entidad protege a su empresa e impide que alguien más en el estado opere con el mismo nombre de entidad. Sin embargo, hay excepciones respecto al estado y a la estructura de negocios.
Consulte con su estado las reglas para registrar el nombre de su empresa.
Marca comercialLa marca comercial puede proteger el nombre de su empresa, bienes y servicios a nivel nacional. Las marcas comerciales impiden que otras personas en la misma industria (o similar) de Estados Unidos usen los nombres registrados como marcas comerciales.
Por ejemplo, si usted tiene una compañía de electrónica y quiere llamarla Springfield Electronic Accessories y llamar Screen Cover 5000 a uno de sus productos, registrar como marcas comerciales esos nombres impediría que otras empresas de electrónica o de productos similares usaran los mismos nombres.
En todos los estados, las empresas están sujetas a demandas por violación de marcas comerciales, que pueden resultar muy costosas. Es por eso que debe de cotejar los posibles nombres de la empresa, los productos y los servicios en la base de datos oficial de marcas comerciales mantenida por la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de Estados Unidos (en inglés).
Nombre con el que opera (DBA)Podría necesitar registrar su DBA (también llamado nombre comercial, nombre ficticio y nombre asumido) ante el estado, el condado o la ciudad en la que esté situada su empresa. Registrar su nombre DBA no le ofrece ninguna protección legal en sí, pero en la mayoría de los estados se requiere registrarlo si lo usa. Algunas estructuras empresariales requieren que utilice uno.
Y aunque no esté obligado a registrar un DBA, le conviene hacerlo de todos modos. Le permite hacer negocios con una identidad diferente a la de su nombre personal o del nombre legal de su compañía formal. Como ventaja adicional, registrar un DBA y obtener un número federal de identificación fiscal (EIN) le permitirá abrir una cuenta bancaria empresarial.
En un estado puede haber varias empresas conocidas con el mismo DBA, así su eleccion está menos restringida. También hay más libertad de acción en la claridad de la función de la empresa. Por ejemplo, el propietario de una pequeña empresa podría usar Springfield Electronic Accesories como nombre de entidad, pero usar TechBuddy para su DBA. Sólo recuerde que aquí también se aplican las leyes de violación de marcas comerciales.
Determine los requisitos de su DBA por su ubicación específica. Éstos varían con la estructura de empresa y el estado, condado y municipio, por lo que debe consultar con las oficinas del gobierno local y los sitios Web.
Nombre de dominioSi usted quiere que su empresa tenga presencia en línea, empiece por registrar un nombre de dominio, también llamado dirección del sitio web o URL.
Una vez que registre su nombre de dominio, nadie más podrá usarlo en tanto siga siendo el dueño. Es una buena forma de proteger la presencia en línea de su marca.
Si alguien más ya registró el dominio que usted quería usar, no se preocupe. El nombre de dominio de hecho no tiene que ser igual al nombre legal de la empresa, marca comercial o DBA. Por ejemplo, Springifield Electronic Accesories podría registrar el nombre de dominio techbuddyspringfield.com.
Usted registra su nombre de dominio a través de un servicio de registro. Consulte un directorio de registros acreditados (en inglés) para determinar cuáles son los más seguros y después elija el que le ofrezca la mejor combinación de precio y servicio al cliente. Necesitará renovar el registro de su dominio de forma periódica.
Registre su empresaRegistre su empresa para que sea una entidad legal definida. La manera y lugar del registro dependen de su estructura y ubicación.
Averigüe si necesita registrar su empresaLa ubicación y estructura de la empresa determinan la manera de su registro. Decidir primero esos factores hará sencillo el registro.
Para la mayoría de pequeñas empresas, es tan simple como registrar el nombre de su empresa ante los gobiernos estatales y locales.
En algunos casos, ni siquiera es necesario registrarse. Si hace negocios como persona física, con su nombre legal, no necesita registro alguno. Pero recuerde que, si no registra su empresa, puede perder la protección de responsabilidad personal y beneficios tanto legales como fiscales.
Regístrese ante las agencias federalesLa mayoría de las empresas no necesitan registrarse ante el gobierno federal para ser entidades legales, más allá de solicitar simplemente una identificación tributaria federal. Algunas pequeñas empresas se registran ante el gobierno federal para tener protección de marca comercial u obtener una exención impositiva.
Si quiere una marca comercial, marca o nombre de producto, solicítelo ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de Estados Unidos (solo en inglés) una vez que constituya su empresa.
Si desea una exención impositiva como una corporación sin fines de lucro, registre su empresa como entidad exenta de impuestos ante el IRS.
Para crear una corporación S, necesita presentar el formulario 2553 ante el IRS (solo en inglés).
Regístrese ante las agencias estatalesSi su empresa es una corporación, LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, probablemente tenga que registrarse en cualquier estado en los que realice actividades empresariales.
En general, se considera que realiza actividades empresariales en un estado cuando:
- su empresa tiene presencia física en el estado
- tiene reuniones frecuentes en persona con clientes en ese estado
- una porción significativa de los ingresos de su compañía proviene de ese estado
- cualquiera de sus empleados trabaja en ese estado
En algunos estados se permite registro en línea; en otros deben entregar documentos impresos, ya en persona o por correo.
La mayoría de los estados exigen registrarse ante la oficina de la Secretaría de Estado, la Oficina de Negocios o alguna agencia de negocios.
Consiga un agente registradoSi su empresa es una corporación, LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, usted necesitará un agente registrado en su estado para presentar los documentos.
Los agentes registrados reciben los papeles oficiales y los documentos legales a nombre de su empresa y deben estar radicados en el estado donde usted se registre.
Muchos empresarios prefieren recurrir a los servicios de agentes registrados en vez de hacerlo por sí mismos.
Solicite la calificación de foráneaSi su LLC, corporación, asociación o corporación sin fines de lucro realiza actividades de negocios en más de un estado, podría necesitar formar su empresa en un estado y después solicitar la calificación de foránea en los demás estados donde actúe su empresa.
En el estado en donde forme su empresa será considerada local, mientras que en todos los demás estados será considerada foránea. La calificación de foránea le avisa al estado que ahí está actuando una empresa foránea.
Las empresas calificadas de foráneas generalmente necesitan pagar impuestos y cuotas de reporte anual tanto en su estado de formación como en los estados donde estén calificadas de foráneas.
Para ser calificada de foránea, presente un Certificado de autoridad ante el estado. Muchos estados también requieren un Certificado de vigencia emitido por el estado de formación. Cada estado cobra una cuota de presentación, pero el monto varía según el estado y la estructura de la empresa.
Consulte en las oficinas estatales para averiguar los requisitos y las cuotas de calificación de foránea.
Presente los documentos del estado y las cuotasEn la mayoría de los casos, el costo total de registrar una empresa es de menos de $300, pero las cuotas varían según el estado y la estructura de negocio.
Los datos que generalmente necesita son:
- Nombre de la empresa
- Ubicación de la empresa
- Propiedad, estructura administrativa o directores
- Información del agente registrado
- Número y valor de las acciones (si es una corporación)
- Los documentos que necesita, y lo que vaya en ellos, varía según el estado y la estructura del negocio.
Regístrese ante las agencias localesPor lo general, no necesita registrarse ante el gobierno del condado o de la ciudad para formar su empresa.
Pero si su empresa es una LLC, corporación, sociedad o corporación sin fines de lucro, quizá necesite solicitar licencias y permisos del condado o la ciudad.
Algunos condados y ciudades requieren que registre el nombre con el que hace negocios (DBA), un nombre comercial o ficticio, si es que lo usa.
Los gobiernos locales determinan los requisitos de registro, licencias y permisos, así que consulte los sitios Web del gobierno local para averiguar lo que necesita hacer.
Manténgase actualizado con los requisitos de registroAlgunos estados requieren que presente informes poco después de registrarse, lo que depende de la estructura de su empresa.
Podría necesitar la presentación de documentos adicionales en el consejo estatal de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias.
Esta documentación en general se considera como informe inicial o registro ante el consejo de impuestos; en la mayoría de los casos hay que presentarla 30 a 90 días después de haberse registrado en el estado.
Consulte en la oficina de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias de su localidad para que sepa si aplica para usted.
Obtenga su número de identificación del contribuyente federal y estatalSus números de identificación de contribuyente estatal y federal (Número de identificación del empleador, EIN) funcionan como un número de seguro social personal, pero para su empresa. Permiten que su pequeña empresa pague los impuestos estatal y federal.
Obtenga un número de identificación del contribuyente federalSu número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es su identificación del contribuyente federal. Lo necesita para pagar impuestos federales, contratar empleados, abrir cuentas bancarias y solicitar licencias y permisos comerciales.
Solicitar un EIN es gratis y deberá hacerlo de inmediato después de registrar su empresa.
Su empresa necesita un número de identificación del contribuyente federal si desempeña cualquiera de las actividades siguientes:
- Paga a empleados
- Funciona como corporación o sociedad
- Presenta declaraciones impositivas para empleo, consumo interno o alcohol, tabaco y armas de fuego
- Retiene impuestos sobre los ingresos (aparte de los salarios) pagados a un extranjero no residente
- Utiliza un Plan Keogh (un plan de pensión con impuestos diferidos)
- Trabaja con determinados tipos de organizaciones
Solicite un EIN con la herramienta de asistencia del IRS (en inglés). Lo guiará mediante preguntas y le pedirá su nombre, número del seguro social, domicilio y su nombre comercial (DBA [doing business as]). Recibirá su identificación del contribuyente federal de nueve dígitos al momento de verificar.
Modifique o sustituya su EINSi ya tiene un EIN, tal vez deba modificarlo o sustituirlo por uno nuevo si ocurren ciertos cambios en su negocio.
Su empresa puede verse obligada a modificar o sustituir su EIN si registra un cambio de:
- nombre
- domicilio
- propiedad
- administración
- su estatus fiscal
Sus obligaciones dependerán de la estructura de su empresa y del tipo de cambio ocurrido. Consulte al IRS para saber con certeza si necesita modificar o sustituir su EIN.
Obtenga un número de identificación del contribuyente estatalLa necesidad de un número de identificación del contribuyente del estado depende directamente de si su empresa debe pagar impuestos estatales. A veces podrá utilizar el número de identificación tributaria estatal para otros fines (en inglés), como la protección contra el robo de identidad en el caso de propietarios únicos.
Las obligaciones fiscales difieren a nivel estatal y municipal, así que deberá consultar los sitios web oficiales de su estado.
Para saber si necesita una identificación del contribuyente estatal, investigue y entienda las leyes de su estado respecto a los impuestos a los ingresos y al empleo, las dos formas más comunes de impuestos estatales para las pequeñas empresas.
El proceso para obtener un número de identificación del contribuyente estatal es similar al federal, pero varía con el estado. Tendrá que consultar a su gobierno estatal para pasos específicos.
Impuestos estatales sobre los ingresos y el empleo para las empresasSiete estados no aplican impuesto sobre los ingresos (en inglés) y otros dos lo aplican solamente a los provenientes de dividendos. Los estados que gravan los ingresos calculan el monto de acuerdo con la estructura de la empresa.
También los impuestos al seguro de desempleo y el seguro de compensación de los trabajadores varían con los estados. Entienda estas y otras implicaciones en el cálculo de los costos de lanzamiento y la elección de una estructura empresarial.
Visite el portal del gobierno de su estado para saber si necesita obtener un número de identificación del contribuyente estatal para pagar los impuestos estatales.
Solicite licencias y permisosPor lo general, las pequeñas empresas necesitan una combinación de licencias y permisos de agencias federales y estatales. Los requisitos y cargos varían con su actividad empresarial, su ubicación y las normas oficiales.
Licencias y permisos federalesDeberá obtener una licencia o permiso federal si sus actividades empresariales están reguladas por una agencia federal.
Revise si alguna de sus actividades empresariales aparece en la siguiente lista y luego consulte cómo presentar la solicitud a la agencia federal correcta.
Los requisitos y cargos varían con su actividad empresarial y la agencia que expide la licencia o el permiso. Es mejor consultar con la agencia correspondiente los detalles sobre el costo de la licencia comercial.
Licencias y permisos estatalesLas licencias y permisos que necesita de su estado, condado o municipio dependerán de sus actividades empresariales y de la ubicación de la empresa. También variará el costo de su licencia comercial.
Los estados tienden a regular una variedad más amplia de actividades que el gobierno federal. Por ejemplo, entre las actividades comerciales que normalmente se regulan a nivel local están: subastas, construcción, lavado en seco, actividades agropecuarias, plomería, restaurantes, comercio al menudeo y máquinas expendedoras.
Algunas licencias y permisos tienen plazo de vencimiento. Esté muy pendiente para renovarlos (suele ser más fácil renovar que solicitarlos nuevos).
Tendrá que revisar los reglamentos de su propio estado, condado y ciudad. Los requisitos para las industrias suelen variar con el estado. Visite el sitio web de su estado para saber qué permisos y licencias necesita.
Abra una cuenta bancaria comercialAbra una cuenta bancaria comercial cuando esté listo para empezar a recibir y gastar dinero a nombre de su empresa. Le ayuda a cumplir con las leyes y a estar protegido. También ofrece beneficios a sus clientes y empleados.
Beneficios de las cuentas bancarias comercialesDebe abrir una cuenta bancaria comercial en cuanto empiece a recibir y a gastar dinero a nombre de su empresa. Las cuentas comerciales más comunes son las de cheques, de ahorros, de tarjeta de crédito y la de servicios mercantiles. La cuenta de servicios mercantiles le permite aceptar transacciones con tarjeta de crédito y débito de sus clientes.
Puede abrir una cuenta bancaria comercial en cuanto tenga su número de identificación del empleado (EIN, por sus siglas en inglés).
La mayoría de las cuentas bancarias comerciales ofrecen ventajas que no tienen las cuentas bancarias personales estándar.
- Protección: La cuenta bancaria comercial ofrece protección de responsabilidad personal limitada, mantiene los fondos de su empresa separados de sus fondos personales. Los servicios mercantiles también ofrecen protección en compras a sus clientes y garantizan la seguridad de su información personal.
- Profesionalismo: Los clientes podrán pagarle con tarjetas de crédito y emitir cheques para su empresa, no directamente para usted. Además, podrá autorizar a sus empleados a manejar las tareas bancarias cotidianas a nombre de la empresa.
- Preparación: Las cuentas bancarias comerciales generalmente tienen la opción de una línea de crédito para la compañía. Esto puede usarse en caso de emergencia o si la empresa necesita equipo nuevo.
- Poder de compra: Las cuentas de tarjeta de crédito pueden ayudarlo a hacer adquisiciones grandes para iniciar la empresa y le ayudan a establecer su historial de crédito.
Encuentre una cuenta con comisiones bajas y beneficios altosAlgunos empresarios abren la cuenta comercial en el mismo banco que usan para sus cuentas personales. Las tasas, las comisiones y las opciones varían con el banco, por lo que debe comparar para asegurarse de encontrar las comisiones más bajas y los mejores beneficios.
Algunos factores que debe considerar al abrir una cuenta comercial de cheques o de ahorros son:
- Ofertas de apertura
- Tasas de interés en ahorros y cheques
- Tasas de interés en líneas de crédito
- Comisiones por transacción
- Comisiones por cancelación anticipada
- Comisiones por saldo mínimo en la cuenta
Algunos factores que debe considerar al abrir una cuenta de servicios mercantiles son:
- Tasa de descuento: el porcentaje que cobran por cada transacción procesada
- Comisiones por transacción: el monto que cobran por cada transacción de tarjeta de crédito
- Comisiones por el servicio de verificación domiciliaria (AVS, por sus siglas en inglés)
- Comisiones mínimas mensuales: comisión que se cobra si la empresa no cubre el número mínimo requerido de transacciones
Las compañías de procesamiento de pagos son una alternativa cada vez más aceptada frente a las cuentas tradicionales de servicios mercantiles. Algunas ofrecen funciones adicionales, como accesorios que permiten usar el teléfono para aceptar pagos con tarjeta de crédito. Las categorías de comisiones que necesita considerar serán similares a las de las cuentas de servicios mercantiles.
Si encuentra un procesador de pagos que le guste, recuerde que de todos modos necesitará conectarlo con una cuenta de cheques comercial para recibir pagos.
Tenga los documentos que necesita para abrir una cuenta bancaria comercialEs fácil abrir una cuenta bancaria comercial una vez que seleccionó el banco. Sólo conéctese a internet o vaya a una sucursal bancaria para iniciar el proceso. Estos son algunos de los documentos que más comúnmente pide el banco; hay instituciones que pueden pedir más.
- Número de identificación del empleado (o número de seguro social si usted es el único propietario)
- Acta constitutiva de su empresa
- Acuerdos de propiedad
- Licencia de negocios
Obtenga un seguro comercialEl seguro comercial lo protege de los costos inesperados de manejar una empresa. Los accidentes, los desastres naturales y las demandas legales pueden sacarlo del negocio si no está protegido con el seguro adecuado.
Seleccione el tipo de seguro comercial que necesitaLa protección que usted obtiene al seleccionar una estructura de empresa, como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) o una corporación, generalmente sólo protege su propiedad personal de demandas legales, e incluso esa protección es limitada.
El seguro comercial puede cubrir esas brechas para garantizar que tanto sus bienes personales como los de su empresa están totalmente protegidos de catástrofes inesperadas.
En algunos casos, usted podría estar obligado por ley a comprar cierto tipo de seguro comercial.
El gobierno federal requiere que toda empresa con empleados tenga seguro de compensación de trabajadores, de desempleo y por discapacidad.
En algunos estados se requiere también seguro adicional. Las leyes que requieren seguro varían con el estado, así que consulte el sitio web de su estado para averiguar los requisitos para su empresa.
Seis tipos comunes de seguro comercialDespués de comprar el seguro requerido por ley, puede encontrar otros seguros que cubran cualquier otro riesgo comercial. Por regla general, debe contar con un seguro contra cosas que no podría pagar por su propia cuenta.
Consulte con los agentes de seguros para averiguar qué tipo de cobertura es el más razonable para su empresa y compare términos y precios para encontrar el mejor trato para usted. Estos son seis tipos comunes de seguro comercial que puede buscar:
Seguro de responsabilidad generalCualquier empresaEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de lesiones corporales, daños materiales, gastos médicos, libelo, difamación, costas por juicios legales y bonos de acuerdos o juicios.
Seguro de responsabilidad por el productoEmpresas que fabrican productos, los venden al mayoreo, los distribuyen o los venden al menudeoEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de un producto defectuoso que cause lesiones o daños corporales.
Seguro de responsabilidad profesionalEmpresas que proporcionan servicios a sus clientesEsta cobertura protege contra pérdidas financieras como resultado de mala praxis, errores o negligencia.
Seguro de la propiedad comercialEmpresas con una cantidad significativa de propiedades y bienes físicosEsta cobertura protege a su negocio contra pérdidas y daños a la propiedad de la compañía debidos a una amplia variedad de eventos, como incendios, humo, vientos y granizadas, disturbios civiles y vandalismo.
Seguro para empresa en casaEmpresas que se manejan desde el domicilio personal del propietarioLa cobertura que se agrega al seguro del propietario puede ofrecer por una pequeña cantidad protección del equipo de la empresa y cobertura de responsabilidad por lesiones a terceros.
Póliza del propietario de empresaLa mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, pero en especial los de empresas en su casaLa póliza del propietario de empresa es un paquete de seguros que combina las opciones de cobertura más comunes en un solo paquete. Simplifica el proceso de comprar un seguro y puede ahorrarle dinero.
Cuatro pasos para comprar seguro comercial
- Evalúe sus riesgos. Piense qué tipo de accidentes, desastres naturales o demandas legales podrían perjudicar a su empresa. Si necesita ayuda, la Federación Nacional de Empresas Independientes (NFIB [National Federation of Independent Businesses]) le ofrece información para seleccionar seguro (en inglés) para ayudarlo a evaluar sus riesgos y tener la tranquilidad de haber asegurado todos los aspectos de su empresa.
- Busque a un agente de buena reputación y acreditado. Los agentes de seguros comerciales pueden ayudarlo a encontrar las pólizas que cubran las necesidades de su empresa. Dado que reciben comisiones de las compañías aseguradoras cuando venden pólizas, es importante encontrar a un agente acreditado que se interese en cubrir tanto las necesidades del cliente como las propias.
- Busque bien. Los precios y los beneficios pueden variar considerablemente. Debe comparar las tasas, los términos y los beneficios de los seguros ofrecidos por diferentes agentes.
- Reevalúe cada año. Al crecer su negocio, también crecerán sus responsabilidades. Si usted ha comprado o reemplazado equipo, o ampliado sus operaciones, debe comunicarse con su agente de seguros para analizar los cambios en su empresa y ver si afectan su cobertura.
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